ArboWaves neemt uw privacy serieus en houdt zich aan de eisen van de privacywetgeving in de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring legt ArboWaves, gevestigd aan Scheendijk 16-28 te Breukelen (3621VC) uit welke persoonsgegevens ArboWaves verzamelt en verwerkt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.
Waarom dit privacyreglement?
ArboWaves is een eenmanszaak, vallend onder New Waves Lifestyle die wordt gerund door Cathy Samé Lottin. KvK nummer: 71026746. De activiteiten van ArboWaves bestaan uit training, coaching, workshops en advisering op het gebied van stressmanagement. Om deze activiteiten goed uit te kunnen voeren, is het nodig om gegevens van cliënten te registreren. Hierover wiltt ArboWaves u graag goed informeren in dit Privacyreglement. Begrijpt u iets niet, of voel u zich niet prettig bij het gebruik van uw gegevens door ArboWaves, neem dan gerust contact op.
Bescherming van persoonsgegevens
ArboWaves gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens en doet al het mogelijke om uw
privacy te waarborgen. ArboWaves zal uw gegevens nooit aan derden verkopen. ArboWaves
verzamelt alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor het goed uitvoeren van haar diensten en gebruikt ze alleen voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn. ArboWaves doet al het mogelijke om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. Mocht het toch nodig zijn uw gegevens te delen, dan vraagt ArboWaves daarvoor vooraf uw toestemming. Dit is alleen anders wanneer dit wettelijk
vereist is, ArboWaves moet voldoen aan een juridisch verzoek of om de rechten
of veiligheid van ArboWaves te beschermen. Ook dan zal ArboWaves uw recht op privacy zoveel mogelijk respecteren. De gegevens die ArboWaves verwerkt zijn:
- Voor en achternaam Bedrijfsnaam
- Adres E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bijzondere
- persoonsgegevens (uitsluitend na schriftelijke toestemming)
Het doel waarvoor ArboWaves deze gegevens verwerkt: om u uit te nodigen voor workshop/training/coaching; om contact op te nemen als dit nodig is, bijvoorbeeld bij wijziging van aanvangstijden; om de betaling af te handelen en u een juiste factuur te sturen; om u op de hoogte te houden via de nieuwsbrief (alleen bij inschrijving); om u stukken toe te kunnen sturen; om de training of coaching goed uit te kunnen voeren; om een online enquête af te nemen.
ACTIVITEITEN VAN ARBOWAVES
Workshop/groepstraining/coaching
Uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer worden opgeslagen voor bovengenoemde doelen.
Dossier bij coaching
Om de coachingstrajecten goed uit te kunnen voeren is het noodzakelijk dat ArboWaves
een dossier aanlegt met aantekeningen over de gevoerde gesprekken en bijzondere
persoonsgegevens. De dossiervorming en e-mailcommunicatie vinden bij aanvang van de coaching plaats via het online coacingsplatform van www.pluform.nl. Pluform hanteert ook een privacybeleid wat geheel volgens de wettelijke norm is.
Wanneer u heeft aangegeven ook videocoaching te willen, zal dit ook via Pluform gaan. Bij aanvang van het traject geeft u hiervoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming. ArboWaves meldt u aan bij Pluform en u krijgt uw eigen inloggegevens en wachtwoord. Het dossier van ArboWaves is eveneens beveiligd met een wachtwoord. Uw coach Cathy Samé Lottin is de enige die toegang heeft tot dit dossier. ArboWaves zal de inhoud van het dossier nooit delen met anderen, ook niet met de opdrachtgever. Eventueel kan ArboWaves de gegevens wel geanonimiseerd gebruiken bij intercollegiaal overleg.
Dossier bij groepstraining
Bij meerdaagse groepstrainingen is het noodzakelijk dat ArboWaves een dossier aanlegt met aantekeningen over de trainingssessies en eventueel over individuele deelnemers. Dit dossier bevat uitsluitend summiere aantekeningen bedoeld voor de trainer. Het dossier is beveiligd met een wachtwoord. De groepstrainer is de enige die toegang heeft tot dit dossier. ArboWaves zal de inhoud van het dossier nooit delen met anderen, ook niet met de opdrachtgever. Inzage in het volledige dossier is niet mogelijk omdat er gegevens van meerdere personen in staan. Eventueel kan ArboWaves de gegevens wel geanonimiseerd
gebruiken bij intercollegiaal overleg.
Resultaatmeting bij groepstraining/coaching
Als u kiest voor deelname aan de resultaatmeting verwerkt onderzoeksbureau Soffos
bijzondere persoonsinformatie in opdracht van ArboWaves. Details hierover vind u verderop in dit reglement.
Nieuwsbrieven
Als u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief worden uw naam en e-mailadres opgeslagen in Mailchimp. U kunt uzelf uitschrijven wanneer u maar wil via de link onderaan de nieuwsbrief.
Beveiliging van de persoonsgegevens
ArboWaves neemt de volgende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen
verlies en misbruik:
- Beveiligingssoftware; zoals een virusscanner en firewall van G data internet security;
- Een beveiligde internetverbinding (SSL); dit kan u zien aan “https” en het groene hangslot in de adresbalk;
- Beveiliging van de website met de plug-in Aksimet;
- Alle gebruikte systemen zijn beveiligd met wachtwoorden, waar mogelijk wordt tweestapsverificatie toegepast;
- De apparaten die uw gegevens openen, zoals de EmWave Pro, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk;
- Persoonsdossiers zijn beveiligd met wachtwoorden;
- Regelmatige back-ups.
De Heartcloud bij de apparatuur
Bij de Inner Balance app van Heartmath die u kunt downloaden op uw smartphone, wordt de mogelijkheid geboden gegevens op te slaan in de HeartCloud. De HeartCloud wordt beheerd door HeartMath USA en voldoet ook aan de AVG (zie privacy policy HeartMath USA).
Derden ingeschakeld bij de diensten (Verwerkersovereenkomsten)
ArboWaves gebruikt uw gegevens uitsluitend voor de eigen bedrijfsvoering. Hierbij maakt ArboWaves gebruik van de diensten van andere bedrijven of organisaties. Daar sluit ArboWaves een verwerkersovereenkomst mee om te zorgen dat ook zij uw privacy respecteren. Wiltt u daar meer over weten raadpleeg dan de website van deze bedrijven (de Verwerkersovereenkomst is meestal opgenomen in hun algemene voorwaarden):
- Webhosting via Pixelbite
- Mailprovider: google.mail
- Boekhoudpakket: E-Boekhouden.nl
- Nieuwsbrieven: Mailchimp;
- Resultaatmetingen: Onderzoeksbureau Soffos (gedetailleerde informatie hierna);
- Analyses website: Google
- Coachingsplatform: Pluform
Resultaatmetingen door onderzoeksbureau Soffos
Bij meerdaagse trajecten kunt u ervoor kiezen deel te nemen aan een online enquête om de resultaten van het traject inzichtelijk te maken. Deze meting wordt geheel verzorgd door onafhankelijk onderzoeksinstituut Soffos. Soffos is gebonden aan de Gedragscode Gezondheidsonderzoek die door de Stichting Federatie van Medisch Wetenschappelijke Verenigingen is vastgesteld (te vinden op www.fmwv.nl onder het tabblad documentatie). Terugkoppeling van de resultaten is beperkt tot ArboWaves. Bij groepstrajecten worden alleen de anonieme groepsverslagen gedeeld met alle deelnemers en eventueel met de opdrachtgever. ArboWaves deelt de individuele resultaten alleen met u persoonlijk en nooit met anderen.
Soffos maakt periodiek een anonieme rapportage op groepsniveau Dit is een samenvatting van vele trajecten, meestal van trainingsbureaus door het hele land. Dit gebeurt op zo’n manier dat er geen enkel verband kan worden gelegd met de resultaten van een individuele cliënt. Dat betekent dat de gegevens in onderzoekspublicaties niet herleidbaar zijn tot een individuele behandelaar of cliënt. Soffos is uiteraard ook gehouden aan de AVG. Gegevens van cliënten zijn dan ook nooit openbaar.
Geheimhoudingsverplichting
ArboWaves behandelt alle persoonsgegevens vertrouwelijk en is verplicht tot geheimhouding
van alle informatie waarvan zij weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat deze vertrouwelijk van aard is. ArboWaves rapporteert over de inhoud van uw traject aan niemand anders dan aan u zelf. Opdrachtgevers mogen nooit vertrouwelijke gegevens van individuele cliënten inzien. Dit is alleen anders als u hier toestemming voor geeft. Of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.
Alleen in noodgevallen waarbij iemands leven in gevaar dreigt te raken kan ArboWaves
hiervan afwijken. Deze geheimhoudingsplicht duurt ook voort na beëindiging van
de coaching of training. Als ArboWaves derden inschakelt bij het uitvoeren van de opdracht, zijn deze derden ook gebonden aan deze geheimhoudingsverplichting.
Opdrachtgever is een ander dan de deelnemer
Uw vertrouwelijke gegevens worden nooit gedeeld met de opdrachtgever, bijvoorbeeld
u werkgever. Dit is alleen anders als u daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor
verleent. Wel kan het zijn dat ArboWaves aan de opdrachtgever rapporteert over de voortgang van het traject, bijvoorbeeld over aanwezigheid. Dit wordt altijd met u besproken. Persoonlijke resultaateffectmetingen worden nooit gedeeld met de opdrachtgever. Bij groepstrainingen deelt ArboWaves alleen het anonieme groepsverslag met de opdrachtgever en met alle deelnemers van die groep.
Bewaartermijnen
ArboWaves bewaart uw gegevens tot twee jaar nadat de dienstverlening is afgesloten.
Behalve als u vraagt ze eerder te verwijderen of langer te bewaren i.v.m. een vervolgtraject. Sommige gegevens bewaart ArboWaves langer op grond van een wettelijke bewaarplicht. Dat geldt vooral voor boekhoudkandige gegevens, zoals facturen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft altijd het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Bovendien heeft u recht op het overdragen of het overdraagbaar maken van uw gegevens. U kunt uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens ook intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor het gebruik voorafgaand aan de intrekking. Bij dossiers van groepstrainingen is inzage in het volledige dossier niet mogelijk omdat er gegevens van meerdere personen in staan. Wel is het mogelijk een overzicht te ontvangen van de eigen persoonsgegevens uit het groepsdossier.
Alle verzoeken kunt u schriftelijk doen per brief of per e-mail. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vraagt ArboWaves u om u adequaat te legitimeren. Om de vertrouwelijkheid van uw cliëntdossier te garanderen, kunt u deze alleen persoonlijk inzien. Alleen dan kan ArboWaves uw identiteit met zekerheid vaststellen. ArboWaves reageert zo spoedig mogelijk op gedane verzoeken, maar in ieder geval binnen 4 weken. Voor het verstrekken van de opgevraagde gegevens kan ArboWaves een redelijke vergoeding vragen.
Klachten
ArboWaves neemt uw privacy serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies en
onbevoegde toegang te voorkomen. Heeft u de indruk dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of vermoed u dat sprake is van misbruik? Laat het dan direct weten zodat ArboWaves maatregelen kan nemen. Dat geldt ook als u het gevoel heeft dat ArboWaves dit reglement niet goed naleeft. U heeft bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
ArboWaves gebruikt geen tracking cookies. Om bezoekersaantallen te meten en om de website en uw gebruikerservaringen te verbeteren gebruikt ArboWaves wel analytische cookies. Daarbij wordt het IP-adres van bezoekers geanonimiseerd, zodat de informatie niet tot u te herleiden is. Cookies kunt u zelf uitschakelen en/of verwijderen, raadpleeg hiervoor de handleiding van uw internetbrowser. Links Op de website van ArboWaves staan enkele links naar externe websites. Hoewel ArboWaves deze links zorgvuldig heeft uitgekozen, is ArboWaves niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het gebruik van cookies op deze sites. Daarvoor raden wij u aan het privacy- en cookie beleid van de websites zelf te raadplegen. Dat geldt ook voor de buttons en links naar social media, zoals LinkedIn, Facebook en YouTube.
Aanpassingen
Deze privacyverklaring wordt aangepast wanneer dat nodig is. Check daarom regelmatig
om zeker te weten dat u de meest recente versie heeft gelezen.
ArboWaves 2019
